Jeudi 9 juin 2011
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18:34
Je reprends....
La reliure du registre des délibérations et des registres des arrêtés est désormais obligatoire comme en Etat Civil
Pour les petites communes elle doit être au maximum quinquennale mais elle peut être
annuelle
tous les 2 ans
tous les 3 ans
ou tous les 4 ans...
Tant que le registre n'est pas relié, seules les personnes habilitées par le Maire ont le droit d'avoir accès au dossier
autrement dit
le maire, la secrétaire et tout autre personne à qui le maire donne habilitation
Toute autre personne n'a pas le droit d'avoir accès au registre
par contre elle peut avoir accès au dossier de séance
Comme en Etat Civil les délibérations sur papier officiel du registre ne doivent pas être agrafées, trombonnées, doivent être saisies avec une marge minimale de 25 mm pour permettre la reliure
Elles ne doivent pas être mises dans des pochettes plastiques, ni dans des chemises de couleurs
En fin d'année le registre doit comporter une "table" appelée sommaire chronologique et un sommaire par objet
de même lors de la reliure le registre doit comporter en plus un sommaire général (maximum quinquennal) par date et un par objet
Pour le sommaire par objet, il est impératif de respecter les thèmes présentés dans la circulaire
nomenclature que vous trouverez sur le lien suivant
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4486
Comme je l'ai déjà évoqué, j'ai pré-saisi cette nomenclature sous excel et je peux vous la transmettre
Dossier à part évoqué suite à une question / La délibération du vote des subventions aux associations
Nombreux ne font plus de délibération à part du budget et considèrent que la page détaillée au budget suffit
Attention : c'est risqué
En effet, si la plupart de vos élus sont membres des associations subventionnées, ils ne devraient pas voter les subventions à ces associations et donc s'ils ne sortent pas et votent le budget
avec ces subventions, le budget peut être entâché d'illégalité et donc annulable....
Il faudrait donc voter les subventions dont les élus ne sont pas membres (exemple le don du sang, la ligue contre le cancer etc qui nous écrivent à tous en début d'année....) toutes ensemble avec
tous nos élus, ça ne pose pas de soucis
par contre pour les associations autres (souvent celles de la commune (comme le comité des fêtes, l'association de chasse, le 3ème âge par exemple) où des élus sont membres, il faudrait les
voter une par une en prenant une délibération correspondant à chaque délibération avec les personnes présentes et sorties différentes pour chaque association selon qu'elles sont ou non membres de
la dite association
exemple
Comité des fêtes
sont membres les élus A B C
Notre Conseil est composé des membres A B C D E F G H I
les élus A B et C doivent sortir pour voter la subvention à cette association
ensuite
on vote la subvention au 3ème âge
H en est membre
A B C rentrent mais H sort
ensuite on vote la subvention à la chasse
A D et H en sont membres, H reste dehors et A et D sortent avec lui
et on prendre une nouvelle délibération pour chaque fois
De même on ne devrait pas verser de subvention si on n'a pas demande écrite et justifiée
le justificatif a lui aussi des règles
une association qui a de l'argent placé sur des livrets ne devrait pas se voir attribuée de subvention
les seules associations qui devraient pouvoir avoir une subvention sont donc celles qui n'ont pas d'argent placé, font une demande écrite et prouvent que sans la subvention elles ne pourront pas
boucler leur budget de l'année du vote de la subvention
Fin du dossier à part
On reprend le cours de notre sujet
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