Stage CNFPT tenue des registres - CR de la formation

Pour  commencer un avertissement de taille : je suis arrivée avec plus d'une heure et demie de retard donc même si le formateur (Marc Renon) a tout fait pour tenter de répéter au maximum au cours de la journée les points évoqués le matin et que j'avais ratés, il faut bien réaliser qu'il me manque forcément des données

étaient présentes entre autres les secrétaires suivantes :

(désolée pour les autres, j'ai reconnu nombreuses parmis vous -on retrouve souvent les mêmes en stage !- mais comme je ne suis pas physionomiste et n'ait pas la mémoire des noms j'ai du mal à vous replacer dans vos communes ce n'est pas un manque de respect ni que je vous estime moins c'est juste que j'ai un gros soucis personnel de mémoire qui me joue souvent des tours)

- Mairie de Cornil

- Mairie d'Altillac

- Mairie d'Eyrein

- Mairie de Laguenne (la personne qui est à l'accueil et gère les registres)

- Mairie de St Germain les Vergnes

- la secrétaire d'une communauté de communes

Donc si vous voulez plus d'infos, il vous faudra vous rapprocher d'elles ou aller sur le site du CNFPT pour compléter

Donc quand je suis arrivée était noté au tableau

"COMMUNE D'ARGENTAT

Délibération n° 2011/28

en date du 06 juin 2011

portant sur la création d'un poste de contractuel de surveillant de baignade"

Je vous le précise car le formateur y est revenu tout au long de la journée c'est un des éléments essentiels de la formation

Présents

Représentés (= ceux qui ont fait un pouvoir)

Il n'y a plus d'obligation de noter dans une délibération les absents excusés ou non (c'est plus pour le PV)

date de convocation

Président de séance

Secrétaire de séance désigné

Par contre chaque délib doit indiquer si le vote a été à la majorité ou à l'unanimité

Le formateur conseille d'ajouter sur chaque délibération le tableau suivant

(c'est un exemple à adapter selon votre conseil et à CHAQUE DELIBERATION vu qu'à chaque délibération un élu peut sortir s'il est intéressé à l'affaire ou être parti entre temps)

Membres = 21

Présents = 14                On peut ainsi vérifier que notre quorum à 11 est atteint

représentés = 3

votants = 17

exprimés = 15                ce qui implique forcément qu'il y a eu 2 abstentions

pour = 12

contre = 03

Il n'y a pas d'obligation de noter le nom des votants et ce qu'ils ont voté SAUF en cas de scrutin public (c'est-à-dire sur appel ou avec nom sur le bulletin)

	1			2
délibération n°2011/01			délibération n°2011/02
	paraphe			paraphe
	3			4
délibération n°2011/03			FEUILLET RECAPITULATIF
	paraphe			paraphe
	5			6
décision du maire n°2011/01			décision du maire n°2011/02
	paraphe			paraphe
	7			8
délibération n°2011/04			délibération n°2011/05
	paraphe			paraphe
	9			10
FEUILLET RECAPITULATIF			sommaire annuel par date
	paraphe			paraphe
	11			12
sommaire annuel par objet			sommaire quinquennal par date
	paraphe			paraphe
	13
sommaire quinquennal par objet
	paraphe

Voici l'exemple type de tenue d'un registre qui nous a servi tout au long de la journée

Nombreuses (comme moi) ont commandé les registres de marque qui équipe les mairies commençant par un F et de la Haute-Vienne

La page de garde est bien

les pages pour mettre les délib aussi

les pages sommaires sont déconseillées par le formateur 1/ car il faut alors les compléter à la main ce qui ne nous simplifie pas la tâche (c'est pour ça que j'ai préparé une nomenclature sous excel où on n'a plus qu'à insérer nos délibérations entre les parties concernées) et en plus 2/ car ça n'est pas aisé pour classer en respectant la nomenclature sauf si on le fait alors (à la main) une fois le registre finit auquel cas on risque d'oublier une délibération en cours de route...

Lui nous conseille de faire notre sommaire au fur et à mesure de l'année, après chaque réunion du CM en le complétant à chaque fois afin qu'en fin d'année ce soit plus facile

En ce qui concerne l'affichage :

nous avons obligation d'afficher Toute délibération en entier (non pas un résumé mais bien la délibération telle qu'elle a été envoyée à la Préfecture) et ce normalement en dehors de la mairie, accessible au public à tout moment durant au moins un mois et pas l'une sur l'autre mais que chacune puisse être lue bien distinctement

Pour éviter ceci, nous avons la possibilité de remplacer cet affichage par l'édition d'un recueil des actes administratifs, c'est ce que nous conseille le formateur, car dans ce cas là on n'a plus de problèmes de places pour l'affichage, nos délibérations sont alors bien applicables (sans cela elles sont entâchées d'illégalité) et on n'a pas forcément besoin d'informer la Préfecture qu'on met ce système en place, il nous suffit par contre de bien le faire dès que les délibérations reviennent de la Préfecture et de mettre dans le panneau d'affichage un mot précisant que le recueil des actes administratifs est tenu à la disposition du public aux heures d'ouverture du secrétariat

Il faut alors y mettre TOUS les actes administratifs (délibérations / décisions du maire en vertu de la délégation des pouvoirs du conseil au Maire (ou au Président) / arrêtés) avec un sommaire puis la copie des actes

Le recueil n'a pas forcément à être visé par la Préfecture

Il faut faire deux registres

- un pour les délibérations et décisions du maire

- un pour les arrêtés

Concernant les arrêtés, il nous conseille même d'en faire 2

- un pour les arrêtés à portée générale (urbanisme, voirie, marchés publics etc....)

- un pour les arrêtés à portée individuelle (notamment le personnel....)

ceci permet que si quelqu'un vient consulter les registres on respecte la loi en lui refusant l'accès aux actes à portée individuelle

VOUS L'AUREZ DONC COMPRIS IL FAUDRAIT AVOIR 3 REGISTRES (délibérations et décisions / arrêtés de portée générale / arrêtés de portée individuelle)

Il nous a conseillé de tenir désormais un dossier par séance

dans ce dossier nous mettons

- notre convocation

- notre ordre du jour (les documents qui nous permettent de présenter les dossiers aux membres)

- et le PV des séances QUI N'A PLUS RIEN A FAIRE DANS UN REGISTRE

nous mettons ceci dans une chemise avec la date du conseil

et en fin d'année on archive toutes les séances de l'année ensemble dans une boîte d'archives

C'est entre autre un des buts de cette loi sur la tenue des registres

 Les arrêtés du maire concernant l'urbanisme (PC, CU, arrêtés de voirie etc....) doivent figurer au registre

Reste le problème de leur numérotation

à ce jour il n'y a pas de règles mais ça viendra sûrement

quoi qu'il en soit ils doivent figurer au registre

Le but principal de la loi sur la tenue des registres est d'éviter qu'on ne sache plus lors des changements d'élus et de personnel quels arrêtés, délibérations et décisions ont été pris les années précédentes

En effet, il a souvent été constaté qu'un arrêté avait été pris et était toujours applicable car n'avait pas été annulé

ou à l'inverse une pratique mise en place mais aucun document officiel ne la validant elle n'est pas applicable et peut être annulée devant tout tribunal

il nous a cité l'exemple d'un accident de la circulation où une voiture a grillé un feu rouge et dans l'accident une des personnes s'est retrouvée tétraplégique

Qu'en dites vous ?

Comme nous, vous répondez il a grillé le feu rouge = il est en tort à 100 %

et bien là il s'avère que ça ne s'est pas fini ainsi

son avocat a réussi à prouver que l'arrêté instituant la mise en place du feu rouge n'avait jamais été pris ni affiché et n'était donc pas applicable, qu'il n'était pas censé savoir qu'il y avait un feu rouge à cet endroit et ça c'est donc fini avec 50 % des torts pour chacun des conducteurs....

Eh oui voici où peuvent conduire nos actions

Ainsi nous tendons à nous rapprocher des règles de l'Etat Civil et nous avons obligation de faire relier nos registres des délibérations et des arrêtés aux fins de conservation, nous avons obligation de faire "des tables" = les fameux sommaires aux fins de faciliter les recherches dans le temps et nous avons obligation d'utiliser un certain papier, une certaine encre et l'impression en couleur est interdite sur les délibérations et arrêtés SAUF pour le logo où elle est tolérée (à la condition comme il l'a précisé de mettre le bon logo, il nous a cité le cas d'un CCAS qui envoyait ses convocations sur le papier à entête de la mairie, ce n'est pas normal)

Pour l'instant sont soumis à cette loi de tenue des registres

- les Communes

- les Syndicats dont les membres sont des Collectivités Territoriales

- les Communautés de Communes

mais pas encore les CCAS (mais selon lui ça viendra dans 2 ans donc autant commencer tout de suite)

et pas les conseils généraux ni les conseils régionaux au vu des modifications qui les attendent sous peu...

Il nous conseille de ne pas utiliser les pages en recto-verso

si ce n'est pour les longues délibérations qui tiennent alors sur plusieurs pages

sinon il préfère qu'on fasse une délibération par feuille et qu'au recto on applique la loi en traçant au moins un trait en travers pour prouver qu'elle a été inutilisée volontairement et éviter des "rajouts"

On ne numérote les feuilles que du côté recto et en haut à droite

(voir l'exemple ci-dessus avec mes "petits carrés" représentants chaque feuillet)

on paraphe chaque feuillet en bas à droite

Ce n'est plus forcément le maire (ou le président) qui paraphe, il peut déléguer ceci à un ou plusieurs agents (titulaires ou non) et/ou élus par arrêté

Voir l'article R 21 22 - 8 CGCT

Il n'est plus obligatoire de noter ni sur la convocation ni sur la délibération si la réunion était ordinaire ou extra-ordinaire

de même il n'est plus obligatoire de noter "l'an deux mil onze et le six juin" comme on le faisait avant

Voir les articles

L 21 22 22 CGCT

L 21 22 23 CGCT

qui concerne les décisions du maire et l'obligation de les insérer dans le registre

Il y a OBLIGATION d'affichage du PV sous huitaine

par contre il n'y a plus du tout d'obligation de tenir un registre des PV, il suffit de mettre le PV dans chaque dossier de séance

Le PV doit être SIGNE pour tous les conseillers présents à la séance suivante (séance où il est lu)

+ il faut faire signer le feuillet récapitulatif (qu'on met dans le registre = voir l'exemple des feuillets ci-dessus) après chaque séance qui liste les délibérations prises au cours de la réunion (par contre là je n'étais pas arrivée quand il a expliqué comment on le rédigeait) qui lui doit être signé par les conseillers qui étaient présents à la séance où les délibérations ont été prises et non par ceux qui sont présents à la suivante

exemple

une séance du conseil le 06 juin

le conseil prendre des délib

sont présents Mr A    Mr C   Mr E

Mr B a fait un pouvoir à Mr A

séance suivante du conseil le 14 juin

sont présents Mr A, Mr C, Mr F

SIGNERONT LE PV = MM A C et F

SIGNERONT LE FEUILLET RECAPITULATIF DE LA SEANCE DU 06 JUIN QUAND ON LES VERRA MM A B C ET E

Le Président de séance et le secrétaire de séance signent à part (souvent en bas de la page un peu comme pour le PV des élections....)

JE CONTINUERAIS ULTERIEUREMENT, bonne soirée