Stage CNFPT tenue des registres - CR de la formation suite

Je reprends....

La reliure du registre des délibérations et des registres des arrêtés est désormais obligatoire comme en Etat Civil

Pour les petites communes elle doit être au maximum quinquennale mais elle peut être

annuelle

tous les 2 ans

tous les 3 ans

ou tous les 4 ans...

Tant que le registre n'est pas relié, seules les personnes habilitées par le Maire ont le droit d'avoir accès au dossier

autrement dit

le maire, la secrétaire et tout autre personne à qui le maire donne habilitation

Toute autre personne n'a pas le droit d'avoir accès au registre

par contre elle peut avoir accès au dossier de séance

Comme en Etat Civil les délibérations sur papier officiel du registre ne doivent pas être agrafées, trombonnées, doivent être saisies avec une marge minimale de 25 mm pour permettre la reliure

Elles ne doivent pas être mises dans des pochettes plastiques, ni dans des chemises de couleurs

En fin d'année le registre doit comporter une "table" appelée sommaire chronologique et un sommaire par objet

de même lors de la reliure le registre doit comporter en plus un sommaire général (maximum quinquennal) par date et un par objet

Pour le sommaire par objet, il est impératif de respecter les thèmes présentés dans la circulaire

nomenclature que vous trouverez sur le lien suivant

 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4486

Comme je l'ai déjà évoqué, j'ai pré-saisi cette nomenclature sous excel et je peux vous la transmettre

Dossier à part évoqué suite à une question / La délibération du vote des subventions aux associations

Nombreux ne font plus de délibération à part du budget et considèrent que la page détaillée au budget suffit

Attention : c'est risqué

En effet, si la plupart de vos élus sont membres des associations subventionnées, ils ne devraient pas voter les subventions à ces associations et donc s'ils ne sortent pas et votent le budget avec ces subventions, le budget peut être entâché d'illégalité et donc annulable....

Il faudrait donc voter les subventions dont les élus ne sont pas membres (exemple le don du sang, la ligue contre le cancer etc qui nous écrivent à tous en début d'année....) toutes ensemble avec tous nos élus, ça ne pose pas de soucis

par contre pour les associations autres (souvent celles de la commune (comme le comité des fêtes, l'association de chasse, le 3ème âge par exemple) où des élus sont membres, il faudrait les voter une par une en prenant une délibération correspondant à chaque délibération avec les personnes présentes et sorties différentes pour chaque association selon qu'elles sont ou non membres de la dite association

exemple

Comité des fêtes

sont membres les élus A B C

Notre Conseil est composé des membres A B C D E F G H I

les élus A B et C doivent sortir pour voter la subvention à cette association

ensuite

on vote la subvention au 3ème âge

H en est membre

A B C rentrent mais H sort

ensuite on vote la subvention à la chasse

A D et H en sont membres, H reste dehors et A et D sortent avec lui

et on prendre une nouvelle délibération pour chaque fois

De même on ne devrait pas verser de subvention si on n'a pas demande écrite et justifiée

le justificatif a lui aussi des règles

une association qui a de l'argent placé sur des livrets ne devrait pas se voir attribuée de subvention

les seules associations qui devraient pouvoir avoir une subvention sont donc celles qui n'ont pas d'argent placé, font une demande écrite et prouvent que sans la subvention elles ne pourront pas boucler leur budget de l'année du vote de la subvention

Fin du dossier à part

On reprend le cours de notre sujet